Rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i form audytu energetycznego i remontowego wymaga, żeby audyt zawierał wykaz dokumentów i danych źródłowych, z których korzystał audytor, oraz wytyczne i uwagi Inwestora ograniczające zakres możliwych ulepszeń. Weryfikator sprawdza poprawność przyjętych danych źródłowych i kompletność załączonych dokumentów. To, co zbierzesz od klienta na starcie, trafia więc bezpośrednio do audytu i podlega ocenie.

Poniżej lista, którą warto wysłać klientowi zaraz po podpisaniu zlecenia.

1. Faktury za media energetyczne

To najważniejsza pozycja. Bez faktur nie da się porównać obliczonego zapotrzebowania na energię z rzeczywistym zużyciem, a bilans budynku pozostaje niezweryfikowany.

Optymalnie zbieramy faktury z 3 ostatnich lat, minimum z pełnego roku (dla ogrzewania: z pełnego sezonu grzewczego). Trzy lata pozwalają wychwycić wpływ łagodniejszych i ostrzejszych zim, zmian liczby użytkowników czy przerw w eksploatacji. Jeden rok może okazać się nietypowy.

Zakres:

  • ciepło sieciowe – faktury z mocą zamówioną, zużyciem w GJ i rozbiciem na opłaty stałe i zmienne,
  • gaz ziemny – zużycie, grupa taryfowa, opłaty dystrybucyjne,
  • energia elektryczna – osobno faktury sprzedażowe i dystrybucyjne, moc umowna, grupa taryfowa, strefy czasowe,
  • paliwa stałe i ciekłe (węgiel, pellet, olej) – faktury zakupu lub ewidencja zużycia.

Same kwoty nie wystarczą. Potrzebna jest pełna faktura ze specyfikacją, bo karta audytu wymaga podania mocy zamówionej, zużycia energii oraz wysokości taryf i opłat.

Przy audytach przedsiębiorstw i analizach instalacji PV lub magazynów energii warto poprosić dodatkowo o profil obciążenia 15-minutowy z OSD. Bez niego trudno rzetelnie policzyć autokonsumpcję.

2. Dokumentacja techniczna budynku

Im pełniejsza, tym mniej odkrywek i założeń. Prosimy o wszystko, co klient posiada:

  • projekt budowlany i wykonawczy (architektura, konstrukcja),
  • dokumentację powykonawczą,
  • projekty instalacji: c.o., c.w.u., wentylacji, klimatyzacji, elektrycznej,
  • dokumentację wcześniejszych przebudów, rozbudów i termomodernizacji,
  • inwentaryzację architektoniczno-budowlaną, jeśli była wykonywana,
  • rzuty kondygnacji i przekroje (nawet w formie skanów),
  • wcześniejsze audyty energetyczne i świadectwa charakterystyki energetycznej.

Warto od razu zapytać, co zostało wykonane bez dokumentacji, np. wymiana okien w części lokali, docieplenie jednej ściany, nowy kocioł. Te informacje rzadko są w projekcie, a zmieniają wynik.

3. Dokumenty urządzeń i instalacji

  • dane dotyczące ilości i lokalizacji źródeł ciepła, pomp ciepła, central wentylacyjnych, agregatów chłodniczych,
  • jeśli audyt dotyczy instalacji przemysłowej – opis i schemat tego procesu,
  • dokumentację węzła cieplnego lub kotłowni,
  • dane istniejącej instalacji PV (moc, falownik, dane produkcji).

4. Dokumenty formalne nieruchomości

  • decyzja o pozwoleniu na użytkowanie lub protokół odbioru,
  • informacja, czy budynek jest wpisany do rejestru zabytków albo ujęty w gminnej ewidencji zabytków,
  • dla wspólnot i spółdzielni: uchwała lub zgoda na wykonanie audytu i dostęp do lokali.

5. Informacje od Inwestora – cel, budżet, priorytety

Ta część nie jest dokumentem, ale decyduje o tym, czy audyt będzie użyteczny. Rozporządzenie wprost przewiduje uwzględnienie wytycznych i uwag Inwestora ograniczających zakres ulepszeń. Pytamy o:

  • cel audytu i program finansowania – premia termomodernizacyjna lub remontowa BGK, FENG, fundusze regionalne, białe certyfikaty, obowiązek audytu przedsiębiorstwa. Każdy ma inne wymagania i kryteria (np. minimalną oszczędność EP),
  • dostępne środki finansowe – ile Inwestor może przeznaczyć z własnych środków, czy planuje kredyt, jaki wkład własny jest realny,
  • priorytety – obniżenie kosztów, poprawa komfortu, wymiana źródła ciepła, wymogi formalne, odejście od paliw kopalnych,
  • plany i ograniczenia – prace już zaplanowane lub wykluczone, wymagania konserwatora, terminy naboru,
  • liczbę nieruchomości – czy audyt dotyczy jednego budynku, kilku na jednej działce, czy całego zasobu. Wpływa to na zakres, harmonogram i wycenę,
  • sposób użytkowania – liczba użytkowników, godziny pracy, przerwy w eksploatacji, wydzielone części o innej funkcji.

6. Dodatkowo przy audycie przedsiębiorstwa i audycie efektywności energetycznej

  • wielkość produkcji w okresie, za który zbieramy faktury,
  • wykaz maszyn i urządzeń o istotnym zużyciu energii z mocami i czasami pracy,
  • dane z liczników podlicznikowych i systemów BMS,
  • ewidencja floty (przebiegi, zużycie paliwa),
  • dla białych certyfikatów: dane pozwalające ustalić bazową wielkość zużycia energii obiektu, urządzenia lub instalacji, której dotyczy przedsięwzięcie.

Czego nie da się zastąpić dokumentami

Część danych zawsze ustala się na miejscu: stan techniczny przegród i instalacji, rzeczywisty skład warstw przegród budowlanych, izolacja przewodów, zgodność stanu faktycznego z projektem. Zebrana wcześniej dokumentacja pozwala jednak przygotować listę pytań i miejsc do sprawdzenia, dzięki czemu jedna wizja wystarcza.

Lista kontrolna do wysłania klientowi

  • liczba i lista nieruchomości objętych zleceniem,
  • faktury za wszystkie media energetyczne – optymalnie 3 lata (minimum 1 pełny rok),
  • dane o użytkowaniu (liczba osób, godziny pracy, sezonowość),
  • projekty i dokumentacja powykonawcza budynków i instalacji,
  • dokumentacja wcześniejszych modernizacji,
  • decyzja o pozwoleniu na użytkowanie lub protokół odbioru,
  • informacja o ochronie konserwatorskiej,
  • cel audytu i program finansowania,
  • budżet Inwestora i priorytety.

Kompletna dokumentacja zebrana przed wizją lokalną to oszczędność czasu po obu stronach: audytor jedzie na obiekt z konkretną listą miejsc do sprawdzenia, a klient nie dostaje kolejnych próśb o uzupełnienia w trakcie prac. Faktury z 3 lat pozwalają zweryfikować obliczenia na rzeczywistym zużyciu, dokumentacja techniczna ogranicza liczbę założeń, a jasno określone cel, budżet i priorytety Inwestora sprawiają, że proponowane warianty są realne do wykonania, a nie tylko poprawne na papierze. Braki w danych wejściowych opóźniają prace i wymagają poprawek. Warto więc przekazać klientowi listę dokumentów od razu po podpisaniu zlecenia – jako pierwszy, pełnoprawny etap audytu.